การจัดการเวลาเข้าทำงานมีผลกระทบโดยตรงต่อเงินเดือนและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงาน การบริหารจัดการเวลาเข้าทำงานอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการจัดการพนักงาน หากละเลยการจัดการเวลาก็อาจก่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบอย่างมีนัยสำคัญต่อบริษัท

 

การจัดการบริหารเวลาเข้าทํางานเริ่มต้นอย่างไร

การจัดการการบริหารเวลาเป็นความเข้าใจของบริษัท และการจัดการสถานะการบริหารเวลาของพนักงานอย่างถูกต้อง

โดยเฉพาะสิ่งนี้หมายถึงการบันทึกเวลาเริ่ม และสิ้นสุดเวลาทํางาน การพักเบรค การทํางานล่วงเวลา จํานวนวันหยุด เป็นต้น เพื่อให้บริษัทเข้าถึงสถานะการเข้าทํางานของพนักงาน

ทําไมการจัดการบริหารเวลาจึงมีความจําเป็น

เหตุใดบริษัทจึงจําเป็นที่จะต้องมีการบริหารจัดการเวลาของพนักงาน

ข้อแรกคือเพื่อเป็นการจ่ายเงินที่เหมาะสมให้กับพนักงาน อะไรที่เป็นพื้นฐานในการคํานวนเงินเดือนของพนักงาน นั่นคือจํานวนชั่วโมงการทํางาน และนี่เป็นเพราะค่าจ้างที่ค้างชําระและสิ่งที่คล้ายกันเกิดขึ้น และเป็นไปไม่ได้ที่จะจ่างเงินอย่างถูกต้องให้กับพนักงานหากการจัดการชั่วโมงไม่ถูกต้อง

 

1. การบริหารจัดการเวลาเข้าทำงานและรายการที่ควรจัดการ

เพื่อให้การบริหารเวลาเป็นไปอย่างถูกต้อง จำเป็นต้องทราบว่ามีรายการประเภทใดที่ต้องจัดการ โดยเฉพาะรายการที่สำคัญต่อการบริหารเวลา ดังนี้:

– เวลาเริ่มงานและสิ้นสุดงาน
– จำนวนชั่วโมงทำงาน
– เวลาพัก
– ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา
– จำนวนชั่วโมงทำงานในเวลากลางคืน
– จำนวนชั่วโมงทำงานในวันหยุด
– จำนวนวันที่เข้าทำงาน
– จำนวนวันที่ขาดงาน
– การจ่ายเงินวันหยุด
– จำนวนวันหยุดที่ทำงาน
– จำนวนครั้งและชั่วโมงที่มาสาย
– จำนวนวันที่เหลือจ่ายหรือวันที่เหลือ

การจัดการจำนวนชั่วโมงทำงานที่ถูกต้องจะทำให้สามารถจ่ายเงินเดือนและค่าล่วงเวลาให้พนักงานได้อย่างถูกต้อง ซึ่งนำไปสู่การป้องกันชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานเกินไปและวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

2. ผลกระทบด้านลบจากการละเลยการจัดการเวลา

หากบริษัทละเลยการจัดการเวลาทำงาน ผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้นมีดังนี้:

2.1 การจ่ายเงินไม่ถูกต้อง
หากบริษัทไม่สามารถเข้าใจจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานได้อย่างถูกต้อง ก็จะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้ตรงกับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานไม่พอใจและอาจเกิดปัญหาแรงงานสัมพันธ์

2.2 การละเมิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน
บริษัทที่ไม่สามารถจ่ายเงินเดือนตามกฎหมายได้ อาจเสี่ยงต่อการละเมิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน เช่น การไม่จ่ายเงินเดือนที่ถูกต้อง อาจนำไปสู่การถูกจำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือปรับไม่เกิน 100,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

2.3 การเพิ่มความไม่ถูกต้องของพนักงาน
หากไม่มีการเข้าใจชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างถูกต้อง อาจเกิดการปลอมแปลงเวลาเข้าหรือออกงานเพื่อหวังค่าล่วงเวลา หรือบริษัทอาจถูกบังคับให้จ่ายเงินเดือนและค่าล่วงเวลาให้พนักงานที่ไม่ได้ทำงานจริง การกระทำที่ไม่เหมาะสมเช่นนี้อาจเพิ่มขึ้นและอาจนำไปสู่การลาออกของพนักงานที่จริงจังในการทำงาน

 

3. วิธีการบริหารจัดการเวลา

การจัดการบริหารเวลาโดยใช้การรายงานตนเอง

วิธีนี้ใช้ระบบการรายงานตนเอง ซึ่งพนักงานจะบันทึกเวลาเข้าทำงานด้วยตนเอง และบริษัทจะตรวจสอบข้อมูลในภายหลัง ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่วิธีนี้ยากในการยืนยันความถูกต้องของจำนวนชั่วโมงทำงานที่พนักงานรายงานว่าทำจริงหรือไม่

การจัดการบริหารเวลาโดยใช้บัตรเวลา

บัตรเวลาเป็นวิธีการบันทึกเวลาที่ใช้กันทั่วไป โดยพนักงานจะวางบัตรลงในเครื่องบันทึกเวลาเพื่อบันทึกเวลาการทำงาน ข้อดีคือไม่เสียค่าใช้จ่ายมากและใช้งานง่าย แต่ต้องใช้เวลารวบรวมบัตรเวลาและตรวจสอบข้อมูล โดยเฉพาะในบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก

การจัดการบริหารเวลาโดยใช้ Excel

การใช้ Excel สำหรับการจัดการเวลางานมีข้อดีคือสามารถคำนวณชั่วโมงการทำงานและการทำงานล่วงเวลาได้อัตโนมัติ พนักงานเพียงแค่ป้อนเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณซึ่งนำไปสู่การจ่ายเงินเดือนที่ไม่ถูกต้อง และต้องใช้เวลาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนเข้าไป

การจัดการบริหารเวลาโดยใช้ระบบการจัดการเวลา

ระบบการจัดการเวลาการเข้าทำงานช่วยในการบันทึกและจัดการข้อมูลของพนักงานโดยใช้บัตร IC, การจดจำลายนิ้วมือ, สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ข้อมูลการเข้าทำงานจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องรวบรวมบัตรเวลาทีละใบ เพราะข้อมูลสามารถยืนยันได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การจัดการข้อมูลการเข้าทำงานของพนักงานมีความแม่นยำและทันเวลาจริง

 

4.ระบบการจัดการบริหารเวลาล่าสุด คือระบบการจัดการแบบการใช้คลาวด์เป็นหลักในการจัดการ

ระบบการจัดการเวลาทำงานแบบคลาวด์: ความก้าวหน้าและข้อดีในการใช้งาน

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ระบบการจัดการเวลาทำงานโดยใช้คลาวด์ได้กลายเป็นกระแสหลัก หนึ่งในคุณสมบัติหลักของระบบการจัดการเวลาคือความยืดหยุ่นในการเลือกวิธีการตอกบัตรตามสถานการณ์การทำงาน

วิธีการตอกบัตรโดยใช้ระบบการจัดการแบบคลาวด์

ตอกบัตรแท็บเล็ต
ในไซต์งานก่อสร้างที่อาจติดตั้งเครื่องบันทึกเวลาได้ยาก สามารถใช้แท็บเล็ตในการตอกบัตรแทน

ตอกบัตรสมาร์ทโฟน
การตอกบัตรเริ่มและสิ้นสุดเวลาทำงานสามารถทำได้ทุกที่ เช่น ในตำแหน่งฝ่ายการขายที่ต้องกลับบ้านโดยตรง นอกจากนี้ บริษัทยังสามารถรู้ตำแหน่งตอกบัตรผ่านฟังก์ชัน GPS เพื่อการจัดการเวลาที่แม่นยำ

ตอกบัตร IC
ไม่ต้องเตรียมบัตรลงเวลาใหม่ทุกวัน และสามารถรวบรวมข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดเวลาการจัดการข้อมูล

ตอกบัตรแบบจดจำลายนิ้วมือ
ป้องกันการตอกบัตรที่ไม่ถูกต้องโดยใช้เครื่องยืนยันลายนิ้วมือที่เชื่อมต่อกับระบบ

ตอกบัตรแบบจดจำใบหน้า
ป้องกันการตอกบัตรโดยผู้อื่นแทนโดยใช้การจดจำใบหน้าผ่านกล้องในเทอร์มินัล

 

ข้อดี 5 ประการของระบบการจัดการเวลาทำงาน

1. ความสามารถในการเลือกวิธีตอกบัตรที่เหมาะสม
สามารถเลือกวิธีการตอกบัตรที่เหมาะสมกับสถานการณ์การทำงานได้ เพื่อลดข้อผิดพลาดและการตอกบัตรที่ไม่เหมาะสม

2. การเข้าใจการเข้างานในเวลาจริง
ผู้รับผิดชอบสามารถทราบเวลาการเข้างานและการออกจากงานของพนักงานแบบเรียลไทม์ ป้องกันการใช้เวลานานและการกระจายบุคลากรที่ไม่เหมาะสม

3. การลดต้นทุนการจัดการแรงงาน
การรวบรวมข้อมูลการเข้าทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ ลดเวลาและความพยายามในการจัดการบัตรลงเวลาและการคำนวณเงินเดือน

4. การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
มีฟังก์ชันการจัดการเวลาทำงานแบบเรียลไทม์ และฟังก์ชันการจัดการการลาที่สามารถรวบรวมข้อมูลได้ นำไปสู่การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. รองรับการแก้ไขกฎหมาย
ระบบการจัดการเวลาคลาวด์สามารถอัปเดตและเปลี่ยนแปลงตามการแก้ไขกฎหมายได้ ลดความเสี่ยงในการละเมิดกฎหมาย

 

การใช้งานที่เหมาะสมกับแนวทางปฏิบัติงานของบริษัท

การจัดการเวลาทำงานอย่างถูกต้องทำให้พนักงานได้รับเงินเดือนที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังสามารถกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้ข้อมูลการเข้าทำงาน เช่น การแก้ไขปัญหาการขาดแคลนบุคลากรในอนาคต

การจัดการเวลาทำงานเป็นรากฐานของการจัดการแรงงาน การแนะนำระบบเป็นขั้นตอนแรกของการจัดการเวลาทำงาน ลองเริ่มด้วยการค้นหาระบบการจัดการเวลาที่เหมาะสมกับการทำงานของคุณกัน

 

ขอบคุณที่มา: hrnotev