Payroll คืออะไร? หมายความว่าอย่างไร?

 

Payroll ในความหมายที่แท้จริง คือ รายชื่อพนักงานทั้งหมดที่ได้รับเงินจากบริษัท และยังหมายถึงจำนวนเงินทั้งหมดที่นายจ้างจ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งถือเป็นขั้นตอนทางธุรกิจที่สำคัญ แต่ในความเป็นจริงนั้น การทำ Payroll มีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย ที่มักสร้างความปวดหัวให้กับทีม HR อยู่เสมอ

การจัดทำระบบบัญชีเงินเดือนหรือ Payroll เกิดขึ้นจากความต้องการในการคำนวณการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงาน ซึ่งระบบนี้ทำการคำนวณรายรับและรายหักทุกรูปแบบ เช่น เงินโบนัส ค่าโอที และการหักภาษี และประกันสังคม เป็นต้น

โปรแกรม Payroll ทำให้การบริหารจัดการเงินเดือนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว สามารถดึงข้อมูลย้อนหลังและปรับรูปแบบการจ่ายเงินได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจแต่ละประเภท ทั้งยังมีความสามารถในการส่งเงินเข้าบัญชีของพนักงานตามเวลาที่กำหนดโดยธนาคาร นั่นหมายความว่าปัญหาการจ่ายเงินเดือนล่าช้าหรือผิดพลาดจะลดลง

ระบบ Payroll ช่วยลดภาระงานที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องดำเนินการ และเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจ SME ที่มีจำนวนพนักงานไม่มาก การใช้ Payroll จะช่วยลดความซับซ้อนและทำให้การจัดการเงินเดือนเป็นเรื่องที่สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

 

 

ส่วนประกอบของ Payroll

ระบบการจ่ายเงินเดือนหรือ Payroll ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่างที่สำคัญเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ องค์ประกอบที่สำคัญของระบบ Payroll ประกอบด้วย:

1. 1. ข้อมูลพนักงาน (Employee Information): ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน เช่น ชื่อ ที่อยู่,หมายเลขประจำตัวประชาชน ตำแหน่ง เงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย วันที่เริ่มงาน และข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ
   2. การเข้าเงิน (Time and Attendance): ข้อมูลเวลาที่พนักงานเข้า-ออกงาน ชั่วโมงการทำงาน การลา ลาพักร้อน และข้อมูลการทำงานอื่น ๆ ที่สามารถมีผลต่อการจ่ายเงิน
   3. การคำนวณเงินเดือน (Salary Calculation): การคำนวณเงินเดือนขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ชั่วโมงทำงาน รายได้พิเศษ หักเงินภาษี ประกันสังคม และประการอื่น ๆ ที่มีผลต่อรายได้ของพนักงาน
   4. การหักภาษี (Tax Deductions): การคำนวณและหักเงินภาษีเงินได้ และการส่งเงินภาษีถึงหน่วยงานทางภาษี
   5. การจ่ายเงิน (Payment): กระบวนการโอนเงินหรือการจ่ายเช็คตามรายได้ของพนักงาน
   6. รายงานและบัญชี (Reports and Accounting): รายงานเกี่ยวกับค่าจ้าง หักภาษี การทำงานโอที และข้อมูลทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง
   7. การปรับปรุงข้อมูล (Updates): การปรับปรุงข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน ตำแหน่ง หรือข้อมูลอื่น ๆ ของพนักงาน
   8. การปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance): การปฏิบัติตามกฎหมายการจ่ายเงินเดือน ปฏิบัติตามกฎหมายการทำงาน และข้อกำหนดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

การบริหาร Payroll อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจทำการจ่ายเงินเดือนและปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง ลดความผิดพลาด, และสร้างความพึงพอใจในทีมงาน

 

 

ข้อดีของ Payroll

1. 1. สามารถเข้าถึงข้อมูลของพนักงานและทำเงินเดือนบนระบบออนไลน์จากที่ไหนก็ได้
   2. มั่นใจได้ในเรื่องความถูกต้องของเวลาเข้าออกงาน ลางาน ของพนักงาน
   3. ช่วยประหยัดเวลา HR ในการจัดการเรื่องของใบลาต่าง ๆ และยังลดการทำงานในหลาย ๆ ส่วนไปอีกด้วย
   4. พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะต่าง ๆ ของตนเองได้ เช่น จำนวนวันลา การเข้าออกงาน รายละเอียดเงินเดือน เป็นต้น
   5. รองรับการทำงานผ่านทางระบบ Application Smart Phone ทั้ง Android/IOS
   6. ลดเวลาการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR เนื่องจากโปรเฟสชันแนลวันดูแลจบทุกขั้นตอน
   7. Software รองรับการพิมพ์ข้อมูลเงินเดือนออกสลิปรูปกระดาษ
   8. ป้องกันการรู้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานกันเอง

 

ดังนั้นทุกท่านจะเห็นได้ว่าระบบ Payroll นั้นสำคัญต่อองค์กรและธุรกิจของท่านอย่างไร พวกเรา Easetrack ยินดีให้คำปรึกษาเกี่ยวกับบริการ Payroll System ให้กับองค์กรทุกขนาด หากสนใจ โปรแกรมระบบเงินเดือนอัจฉริยะ (I.P.S The Intelligent Payroll System) สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่ หรือ LINE OA ID : @896htylx (มี@) หรือ คลิกเพิ่มเพื่อนที่นี่ 

 

ขอบคุณที่มา : Kasikornbank

รูปภาพ : Freepik & pexels.com