SAP ย่อมาจาก Systems Applications and Products ที่นำมาใช้ในการประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความหมายของ SAP มันยังเป็นชื่อของซอฟต์แวร์ ERP (Enterprise Resource Planning) รวมถึงเป็นชื่อของบริษัท โดยที่บริษัท SAP Software เป็นบริษัทข้ามชาติในยุโรปซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 1972 โดย Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner และ Tschira ซึ่งพวกเขาได้ทำการพัฒนาโซลูชันซอฟต์แวร์สำหรับการบริหารจัดการการดำเนินธุรกิจและความสัมพันธ์กับลูกค้า
ระบบ SAP จะประกอบด้วยส่วนประกอบต่างๆ (โมดูล) ที่ครบวงจรจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมแทบทุกด้านของการบริหารจัดการธุรกิจประเภทต่างๆ
SAP เป็นอันดับ 1 ในตลาด ERP โดยในปี 2010 ได้มีการติดตั้ง SAP มากกว่า 140,000 แห่งทั่วโลก พร้อมทั้งยังเป็นโซลูชันทางธุรกิจเฉพาะในมากกว่า 25 ภาคอุตสาหกรรม และมีลูกค้ามากกว่า 75,000 รายใน 120 ประเทศ
ผลิตภัณฑ์คู่แข่งอื่นๆ ของ SAP Software ที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบัน ได้แก่ Oracle และ Microsoft Dynamics เป็นต้น
SAP ERP คืออะไร? และมีความจำเป็นอย่างไร?
SAP ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร เครื่องมือนี้มีฟังก์ชันทางธุรกิจที่สำคัญขององค์กร SAP ช่วยให้คุณบรรลุความพึงพอใจของลูกค้าได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เครื่องมือสำหรับองค์กรขนาดเล็ก เนื่องจากต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการบำรุงรักษาระบบ erp ทั้งหมด ซึ่งทำให้มีภาระต้นทุนเพิ่มเติม
คำถามพื้นฐานสำหรับผู้เริ่มต้น คือ เหตุใดจึงจำเป็นต้องมีการวางแผนทรัพยากรขององค์กร หรือที่เรียกสั้นๆว่า ERP (Enterprise Resource Planning) เพื่อตอบคำถามนี้ เราลองมาพิจารณาสถานการณ์ทางธุรกิจนี้
สมมติว่ามีลูกค้าเข้าหาทีมขายเพื่อขอซื้อสินค้าชนิดหนึ่ง ทีมขายจะติดต่อไปยังฝ่ายสินค้าคงคลังเพื่อตรวจสอบความพร้อมของสินค้า แต่กลับพบว่าสินค้าหมดสต็อกแล้ว ดังนั้น เพื่อไม่ให้เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นอีก พวกเขาจะต้องนำเครื่องมือ SAP ERP มาใช้ในการบริหารสินค้า
ก่อนที่เราจะไปศึกษารายละเอียดว่า ERP คืออะไร และมันสามารถช่วยในกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร เราจะต้องมาทำความเข้าใจเสียก่อนว่าแผนกต่างๆ มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดอย่างไร ตั้งแต่การสั่งวัตถุดิบ การผลิตสินค้า ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายในการส่งสินค้าถึงมือลูกค้า
- ลูกค้าติดต่อทีมขายเพื่อตรวจสอบความพร้อมของผลิตภัณฑ์
- ทีมขายติดต่อแผนกสินค้าคงคลังเพื่อตรวจสอบความพร้อมของผลิตภัณฑ์
- ในกรณีที่สินค้าหมด ฝ่ายขายจะติดต่อฝ่ายวางแผนการผลิตเพื่อผลิตสินค้า
- ทีมวางแผนการผลิตตรวจสอบกับแผนกสินค้าคงคลังว่ามีวัตถุดิบที่จะใช้ในการผลิตหรือไม่
- หากไม่มีวัตถุดิบในสินค้าคงคลัง ทีมวางแผนการผลิตจะดำเนินการซื้อวัตถุดิบจากผู้จำหน่าย
- จากนั้นทีมวางแผนการผลิตจะส่งต่อวัตถุดิบไปยังฝ่ายผลิตเพื่อเริ่มทำการผลิต
- เมื่อทำการผลิตแล้ว ฝ่ายการผลิตจะส่งสินค้าไปยังฝ่ายขาย
- ฝ่ายขายส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า
- ฝ่ายขายทำการบันทึกรายได้ให้แก่ฝ่ายการเงินที่ได้มาจากการขายสินค้า ส่วนทีมวางแผนการผลิตจะทำการบันทึกการชำระเงินให้แก่ฝ่ายการเงินซึ่งจะต้องชำระสำหรับวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต
- ทุกฝ่ายจะประสานงานกับฝ่ายบุคคลเพื่อสอบถามในประเด็นที่อาจเกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล
นั่นคือกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปสำหรับบริษัทผู้ผลิตใดๆ สิ่งที่อนุมานได้จากสถานการณ์สมมติข้างต้น คือ
- บริษัทมีหลายแผนกหรือหน่วยธุรกิจ
- แผนกหรือหน่วยธุรกิจเหล่านี้มักจะต้องสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันอย่างต่อเนื่อง
- ความสำเร็จขององค์กรใดๆ อยู่ที่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในแผนกเหล่านี้ ตลอดจนบุคคลที่สามที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ขาย ลูกจ้าง และลูกค้า
ดังนั้น หากพิจารณาถึงวิธีการบริหารจัดการการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข้อมูล เราสามารถจำแนกระบบขององค์กรได้กว้างๆ ออกเป็น 2 ระบบ
- ระบบกระจายอำนาจ (Decentralized System)
- ระบบรวมศูนย์ (Centralized System) ซึ่งอาจเรียกอีกอย่างว่า ERP
ระบบการกระจายอำนาจ (Decentralized System)
ในบริษัทที่มีระบบกระจายอำนาจของการจัดการข้อมูลมักจะต้องประสบกับปัญหาใหญ่สองประการ คือ
- ข้อมูลจะถูกเก็บรักษาไว้ในแต่ละแผนก
- หน่วยงานต่างแผนกจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานอื่นได้
ดังนั้น เพื่อระบุปัญหาที่เกิดขึ้นเนื่องจากระบบการจัดการองค์กรแบบกระจายอำนาจ เราจะต้องพิจารณาที่กระบวนการทางธุรกิจเดียวกันอีกครั้ง เมื่อลูกค้าเข้าหาฝ่ายขายเพื่อขอซื้อสินค้า แต่คราวนี้ ลูกค้าต้องการสินค้านั้นอย่างเร่งด่วน
แต่เนื่องจากองค์กรมีระบบงานที่เป็นกระบวนการกระจายอำนาจ ฝ่ายขายจึงไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความพร้อมของสินค้า ดังนั้น พวกเขาจึงต้องติดต่อกับฝ่ายสินค้าคงคลังเพื่อตรวจสอบความพร้อมของสินค้า ซึ่งกระบวนการนี้ต้องใช้เวลา ส่งผลให้ลูกค้าเลือกผู้ขายรายอื่นซึ่งจะนำไปสู่การสูญเสียรายได้และความไม่พอใจของลูกค้า
คราวนี้ ลองสมมติว่าเกิดภาวะสินค้าหมดสต๊อก และฝ่ายขายทำการติดต่อไปยังฝ่ายวางแผนการผลิตเพื่อผลิตสินค้าสำหรับการขายในอนาคต ทีมวางแผนการผลิตจะทำการตรวจสอบความพร้อมของวัตถุดิบที่จำเป็น
ในระบบกระจายอำนาจ ข้อมูลของวัตถุดิบจะถูกจัดเก็บแยกจากกันโดยระหว่างฝ่ายการวางแผนการผลิตและฝ่ายสินค้าคงคลัง ดังนั้น ค่าบำรุงรักษาข้อมูล (ในกรณีนี้คือ ข้อมูลวัตถุดิบ) จึงสูงขึ้น
ข้อมูลวัตถุดิบจะอยู่ในฐานข้อมูลสองแผนกที่แตกต่างกัน ซึ่งได้แก่ ฝ่ายสินค้าคงคลังและฝ่ายวางแผนการผลิต เมื่อฝ่ายขายทำการตรวจสอบข้อมูลวัตถุดิบที่จำเป็นสำหรับการผลิตสินค้า จะพบกับข้อมูล 2 ชุดที่แตกต่างกัน คือ ฝ่ายสินค้าคงคลังจะแสดงว่ามีวัตถุดิบที่พร้อมจะใช้ในการผลิตสินค้า แต่ฐานข้อมูลจากทางฝ่ายวางแผนการผลิตจะแสดงว่าวัตถุดิบหมดสต็อก
ดังนั้น พวกเขาจึงทำการสั่งซื้อวัตถุดิบ ซึ่งจะส่งผลให้ต้นทุนด้านวัสดุและสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น
เมื่อวัตถุดิบมีพร้อมแล้ว ฝ่ายผลิตจะตระหนักว่า ไม่มีคนงานเพียงพอสำหรับทำการผลิต และจะต้องเข้าหาฝ่ายบุคคลเพื่อให้ทำการจ้างพนักงานชั่วคราวในอัตราค่าแรงที่สูงกว่าราคาตลาด เป็นผลให้ต้นทุนแรงงานเพิ่มขึ้น
ฝ่ายวางแผนการผลิตไม่ได้ทำการแจ้งฝ่ายการเงินเกี่ยวกับวัตถุดิบที่จัดซื้อไป ส่งผลให้ฝ่ายการเงินผิดนัดการชำระเงินที่กำหนดโดยผู้ขาย ทำให้บริษัทเสียชื่อเสียง และอาจส่งผลให้มีการดำเนินคดีการทางกฎหมายได้
นี่เป็นเพียงปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ของระบบกระจายอำนาจ
ปัญหาหลักๆ ของระบบกระจายอำนาจคือ –
- ระบบข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนมากที่ถูกสร้างขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งยากต่อการติดตามและบริหารจัดการ
- การบูรณาการข้อมูลเป็นการเสียเวลาและเงินทุนจำนวนมาก
- ความไม่สอดคล้องและความซ้ำซ้อนของข้อมูล
- การขาดข้อมูลที่ทันต่อเวลานำไปสู่ความไม่พอใจของลูกค้า การสูญเสียรายได้และชื่อเสียง
- ต้นทุนสินค้าคงคลัง วัสดุ และทรัพยากรบุคคลสูง
นี่เป็นข้อเสียที่สำคัญบางประการที่เราต้องการวิธีแก้ไข ซึ่งทางออกก็คือ ระบบรวมศูนย์ หรือที่รู้จักกันในชื่อ ระบบ ERP
ระบบรวมศูนย์ (Centralized System)
ในบริษัทที่มีระบบการจัดการข้อมูลและสารสนเทศแบบรวมศูนย์
- ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ที่ศูนย์กลางโดยที่แต่ละหน่วยงานสามารถดึงออกไปใช้ได้
- หน่วยงานต่างๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลหน่วยงานอื่นๆ ได้
ทีนี้ เราลองมาดูว่ากระบวนการทางธุรกิจเดียวกันอีกครั้งเพื่อทำความเข้าใจว่า ระบบองค์กรที่มีการรวมศูนย์จะมีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาที่เกิดจากระบบองค์กรที่มีการกระจายอำนาจได้อย่างไร
ในกรณีนี้ ทุกแผนกจะทำการบันทึกระบบข้อมูลส่วนกลาง
- เมื่อลูกค้าติดต่อฝ่ายขายเพื่อขอซื้อสินค้าอย่างเร่งด่วน ฝ่ายขายจะสามารถเข้าถึงข้อมูลสินค้าแบบเรียลไทม์ในฐานข้อมูลสินค้าคงคลังซึ่งได้รับการบันทึกโดยฝ่ายสินค้าคงคลัง
- ทำให้ฝ่ายขายสามารถตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าได้ตรงเวลา ซึ่งจะนำไปสู่รายได้ที่เพิ่มขึ้นและความพึงพอใจของลูกค้า
- ในกรณีที่ต้องทำการผลิต ฝ่ายขายจะทำการอัปเดตฐานข้อมูลส่วนกลาง เพื่อให้ทุกแผนกทราบถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้า
- ฝ่ายวางแผนการผลิตก็จะได้รับการปรับปรุงข้อมูลโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลส่วนกลางเกี่ยวกับความต้องการ ฝ่ายวางแผนการผลิตจะตรวจสอบความพร้อมของวัตถุดิบที่ต้องการผ่านฐานข้อมูลส่วนกลาง ซึ่งอัพเดทโดยฝ่ายสินค้าคงคลัง
- ดังนั้น ความซ้ำซ้อนของข้อมูลจึงไม่เกิดขึ้น และยังมีข้อมูลที่ถูกต้องให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ส่วนฝ่ายผลิตก็จะทำการอัปเดตสถานะของแรงงานอย่างต่อเนื่องในฐานข้อมูลส่วนกลาง ซึ่งฝ่ายบุคคลก็สามารถเข้าถึงได้
- ในกรณีที่ขาดแคลนแรงงาน ฝ่ายบุคคลจะเริ่มกระบวนการสรรหาซึ่งมีเวลาให้ดำเนินการพอสมควรในการจ้างแรงงานที่เหมาะสมในราคาตลาด ค่าแรงจึงลดลง
- ในขณะที่ผู้ขายสามารถส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงไปยังระบบส่วนกลาง ซึ่งฝ่ายการเงินสามารถเข้าถึงได้เช่นเดียวกัน ดังนั้น การชำระเงินจึงสามารถทำได้ตรงตามเวลาที่กำหนด และหลีกเลี่ยงการดำเนินคดีใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น
- ซอฟต์แวร์ SAP เป็นระบบรวมศูนย์ประเภทหนึ่ง ซึ่งระบบ SAP เป็นซอฟต์แวร์ ERP ที่นิยมใช้กันมากที่สุด
ประโยชน์ของระบบรวมศูนย์ คือ:
- ขจัดความซ้ำซ้อน ความไม่ต่อเนื่อง และความซ้ำซากของข้อมูล
- ให้ข้อมูลข้ามหน่วยงานแบบเรียลไทม์
- บริษัท SAP ให้การควบคุมกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ
- เพิ่มผลผลิต การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้น ส่งเสริมคุณภาพ ลดต้นทุนวัสดุ การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างมีประสิทธิภาพ ต้นทุนในการดำเนินธุรกิจที่ลดลงช่วยเพิ่มผลกำไร
- การปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้นและปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในปรับปรุงการบริการลูกค้า
- ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีระบบการจัดการองค์กรแบบรวมศูนย์
- ซอฟแวร์ SAP เป็นระบบการจัดการองค์กรแบบรวมศูนย์ หรือที่เรียกว่า การวางแผนทรัพยากรในองค์กร (Enterprise Resource Planning หรือ ERP)
- SAP ย่อมาจาก Systems Applications and Products in Data Processing (แอปพลิเคชันระบบและผลิตภัณฑ์ในการประมวลผลข้อมูล)
